¿Sabías que a partir de enero de 2025 fichar en el trabajo no va a ser lo que era? El Ministerio de Trabajo ha pensado que lo de firmar en un papel o usar un excel no les convence. Y además, quieren acceder a tiempo real al registro de fichajes de cualquier empresa. Sí, como lo lees.
Están preparando una normativa para poner orden (o intentarlo) en esto de la jornada laboral. Así que, si tienes empresa o trabajas en una, te va a tocar adaptarte. Esta nueva ley se aplicará a todas las empresas, ya tengan un sólo empleado o miles de ellos. Vamos, que nadie se escapa.
Llevamos tiempo facilitando la gestión del control horario a las empresas. Ahora que será obligatorio, te explicamos todo lo que necesitas saber.
¿Por qué esa obsesión con el fichaje digital?
La Inspección de Trabajo no quiere trampas. A partir de 2025, todas las empresas tendrán que fichar con un sistema digital que no se pueda cambiar así como así. Vamos con las características de esta nueva era de fichajes:
- Se acabaron los registros manuales: Adiós al famoso papelito y al excel de toda la vida. Hay que fichar en una app específica para ello, que no permita manipular esos datos. El control horario será a prueba de ediciones.
- Acceso remoto a los datos: Los inspectores y sindicatos tienen que poder ver en directo si el personal está fichando bien. Este acceso no sólo agiliza los procesos de supervisión, sino que también refuerza la transparencia de las empresas frente a sus empleados y reguladores.
- Guarda esos datos cuatro años: Como ya debéis estar acostumbrados, la administración siempre pide un plazo de 4 años para poder consultar registros anteriores.
- Prohibidos los fichajes biométricos: Esto no es nuevo, porque este mismo año ya dijo la Agencia Española de Protección de Datos que está prohibido. No se puede identificar al personal con huella ni con reconocimiento facial. Tendrán que usar un sistema que sea seguro y cumpla con la privacidad.
- Y no te olvides de registrar las pausas: Que aquí no vale solo fichar entrada y salida. Si haces pausas (¿quién no las hace?), también se registran.
Cuidado, las multas no son ninguna broma.
“Ups, es que no lo apunté”. Seguro que has oído eso muchas veces, o te ha pasado. Pero nos lo vamos a tener que tomar más en serio, porque ahora podrías encontrarte con multas de hasta 10.000 euros por empleado. Ojo, que aquí no se trata de recomendaciones, sino de una obligación legal. Así más vale prevenir que curar, y asegurarse de que tu sistema está al día.
¿Qué puedo hacer?
Para cumplir con la nueva ley, debes de utilizar un sistema más fiable que el papel o el excel. Puedes utilizar una aplicación que cumpla con la normativa. Ya sea que los trabajadores fichen al entrar a la empresa, o en su puesto de trabajo, o desde su móvil , genial para quien trabaja en remoto o trabaja fuera con los clientes.
La parte buena de esto es que puedes obtener una mayor precisión sobre las jornadas de trabajo en tu empresa, así como un mayor control sobre quién, cuándo y dónde están trabajando.
En resumen, nuestras recomendaciones son:
- Implementa una solución profesional: La verdad es que ya va siendo hora de abandonar el papel y tener algo más adaptado a estos tiempos.
- Formación para todo tu equipo: Nada de “es que yo no sabía usarlo”. Te podemos preparar formaciones para tu plantilla e incluso podemos integrar en la propia app recomendaciones o textos personalizados, adaptados a la cultura de tu negocio.
- Asegúrate de tener soporte: Que nadie del equipo diga que no puede fichar. Tener una atención personalizada es fundamental para que todo el mundo sepa cómo se debe cumplir la normativa.
- Mantente al día: Cuando la ley salga en el BOE es cuando habrá que hilar fino con los detalles y poder confiar en un profesional que se encargue de tenerlo todo cubierto. Si hay novedades en la ley, mejor que estés preparado, porque el control horario digital está aquí para quedarse.